Enregistrement bail : formulaire en ligne pour le contrat
L'enregistrement du contrat de bail est obligatoire en Belgique. Cela doit être fait par le bailleur dans les deux mois suivants la signature du contrat de bail. Le locataire peut aussi effectuer cette démarche, mais cela n'est pas obligatoire. Pour un bail de résidence principale, la démarche est gratuite. Pour un bail commercial, cela a un coût de 0,2% du montant des loyers et charges cumulés sur la durée du bail.
Double enregistrement du bail à Bruxelles, obligatoire à partir de janvier 2025 !
Pour les baux signés à partir du 1ᵉʳ janvier 2025, les propriétaires bruxellois devront enregistrer leur bail deux fois. En raison de l'absence d'un accord entre la Région et le fédéral, les bailleurs devront désormais inscrire leur bail d'habitation dans un registre régional via la plateforme Irisbox, en plus de l'enregistrement fédéral. La démarche est gratuite.
Est-ce obligatoire d'enregistrer un contrat de bail ?
Enregistrer un bail est une obligation légale en Belgique. Cela permet de protéger le propriétaire et le locataire du lieu.
Une fois le contrat de bail signé, le propriétaire est obligé d’effectuer l’enregistrement de bail dans les 2 mois suivants sa signature. De son côté, s'il le souhaite, le locataire peut faire enregistrer le bail, même si légalement, il n’en est pas contraint.
L'enregistrement du contrat de bail doit être effectué dans le cas où le contrat de bail concerne la résidence principale du locataire. Ainsi, enregistrer un bail locatif doit également être fait pour une colocation qui serait la résidence principale des colocataires.
L’enregistrement de bail en Belgique doit être accompagné de l’état des lieux. Ce dernier document consiste à détailler l’état d’un bien immobilier avant et après le passage d’un locataire afin d’attester d’éventuels dégâts.
Le bail étudiant doit-il être enregistré ?
Le bail étudiant en Belgique doit être enregistré au même titre qu'un bail de résidence principale. Cette procédure est obligatoire.
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Pourquoi enregistrer un contrat de bail en Belgique ?
Que ce soit pour un enregistrement de bail à Bruxelles ou en Wallonie, la démarche est la même. De façon générale, que l'on soit face à un bail enregistré ou un bail non enregistré, ce dernier sera toujours valable pour les deux parties. Cependant, il ne le sera pas pour les personnes tierces. C’est pourquoi enregistrer un bail lui apportera plus de valeur, à savoir :
- Une date certaine, ce qui signifie que personne ne pourra contester qu’il a existé sur cette période donnée ;
- Opposable à tous, c’est-à-dire que toute personne intéressée devra le respecter et ne pourra pas prétendre ne pas savoir qu’il a été mis en place et signé.
Grâce à ces deux points, le propriétaire et le locataire sont tous les deux protégés.
| Protection du propriétaire | Protection du locataire |
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Comment enregistrer un bail en Belgique ?
L'enregistrement d'un bail à Bruxelles ou en Wallonie peut s’effectuer de deux manières :
- Par courrier postal ;
- En ligne via l'application MyRent du SPF Finances.
Nous vous détaillons les procédures à effectuer ci-dessous.
L’enregistrement du contrat de bail par courrier postal
Enregistrer un contrat de bail de courte durée ou de longue durée s’effectue via un formulaire d'enregistrement de bail. Vous pouvez le demander au SPF Finances en les contactant directement par téléphone au 02 572 57 57.
Vous pouvez demander l’un des trois formulaires suivants selon votre situation personnelle :
- Enregistrement de bail locatif avec ou sans l’état des lieux ;
- Enregistrer un état des lieux séparé ;
- Enregistrement d’un bail de sous-location, d’un avenant au contrat d’origine ou du renon d’un contrat de bail et/ou de sous-location.
Vous pouvez ensuite le compléter et l’envoyer avec une copie de votre contrat de bail au centre de scanning du SPF Finances pour l'enregistrement de bail dont l’adresse complète se trouve sur le formulaire. Pour être conforme à la loi et à la demande d’enregistrement de bail locatif, le contrat doit obligatoirement être signé par les deux parties.
Une fois votre bail enregistré, vous recevez une confirmation et une preuve d’enregistrement. Dans le cas où votre demande est incomplète, le centre de scanning vous contactera.
Privilégiez l'envoi d'une copie du bail
N'envoyez jamais votre contrat de bail original et veillez à toujours en envoyer une copie.
Enregistrement du bail en ligne
Vous pourrez effectuer l’enregistrement du bail en ligne via l’application MyRent en suivant les étapes suivantes :
- Connectez-vous à l’aide de votre carte d’identité ;
- Remplissez le formulaire avec les données du propriétaire, du locataire ainsi que du bien concerné ;
- Joignez-y le bail locatif scanné au format PDF ainsi que l’état des lieux, si nécessaire. Les documents doivent obligatoirement être signés par les deux parties ;
- Validez et enregistrez votre demande.
Vous recevrez par la suite un accusé de réception de votre demande. Une fois les démarches effectuées et validées, vous recevrez une preuve de l’enregistrement du bail.
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Comment fonctionne un enregistrement de bail commercial ?
L'enregistrement de bail commercial ou l'enregistrement de bail mixte est obligatoire, tant pour le propriétaire que pour le locataire.
L’enregistrement d'un bail commercial permet notamment au propriétaire de recevoir un avantage fiscal puisque les revenus sont calculés et imposés de manière distincte pour chaque partie.
Dans le cas du bail commercial, les deux parties doivent procéder à l’enregistrement du bail commercial dans les 4 mois suivants la signature du contrat.
Qu'est-ce qu'un bail mixte ?
Un bail mixte est un contrat de location d'un bien immobilier destiné partiellement à une habitation et partiellement à d'autres fins (commerce, bureau, parking, etc.).
Qui doit payer l’enregistrement du contrat de bail ?
L'enregistrement du contrat de bail est gratuit pour les biens faisant uniquement office d’habitation. Cependant, en cas de retard d’enregistrement, le propriétaire doit payer une amende d’un montant de 25 euros.
L'enregistrement d'un bail commercial est, quant à lui, payant, mais son montant n’est pas fixe. Il équivaut en réalité à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire, et ce, pour la durée totale du bail. Néanmoins, la somme ne peut être inférieure à 50 euros.
Si on prend en exemple un bail de 3 ans, soit 36 mois, avec un loyer d’un montant de 800 euros et des charges élevées à 200 euros. Le prix de l’enregistrement du bail va s'élever à 72 euros.
Pour obtenir ce résultat, le calcul que nous avons suivi est le suivant :
36 x 800 + 36 x 200 = 36 000. 0,2 % de 36 000 = 72.
Les frais liés à l’enregistrement du bail commercial sont à la charge des deux parties.
Gestion locative en Belgique et enregistrement
Si le propriétaire fait appel à une entreprise pour la gestion locative du logement, c'est l'entreprise qui s'occupe de l'enregistrement du bien.
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